WebKurs - Online-HilfeIn diesem Bereich werden die allgemeinen Vorgaben für die Benutzung des System vorgenommen. Dazu gehören Vorgaben die sich auf die Installation beziehen, aber vor allem auch Einstellungen zum Verhalten des System. Diese Einstellungen sind für alle Anwender identisch. Die Einstellungen müssen nach einer Änderung explizit über die Speichern-Funktion gesichert werden!
| Adresse im Internet | Die vollständige URL des System, in der Regel soetwas wie https://xyz.webkurs.app |
| Seiteninhaber | Name des Seiteninhabers / Vereins. Dieser wird auch im Kopfbereich der Seite angezeigt. |
| Absendeadresse von Systemmails | Mit der hier angegebenen Adresse werden E-Mails aus dem System verschickt. Das kann entweder eine eigene Adresse sein oder die zum System gehörende Adressse wie z.B. xyz@webkurs.app |
| Empfängeradresse von Systemmails | An dieser Adresse werden automatische Mails und die Bestellungen geschickt. Das kann entweder eine eigene Adresse sein oder die zum System gehörende Adressse wie z.B. xyz@webkurs.app |
| Signatur für Systemmails | E-Mails aus dem System erhalten die hier eingegebene Signature. |
| Angaben zum SMTP-Server | Nachfolgend kann für das Versenden von E-Mails ein expliziter Server angegeben werden. Wird kein Server angegeben, wird beim Versenden von Mail die Standard-Mail-Funktion verwendet. Das Angeben eines Servers verringert das Risiko der Einstufung als SPAM und wird daher empfohlen. Wenn als Absendeadresse nicht die Systemmail sondern eine eigene Mailadresse verwendet wird, wird die Angabe des Servers dringend empfohlen. Mit dem Button Maileinstellungen testen können die Eingabe mittels einer Testmail überprüft werden. Die notwendigen Angaben bekommt man bei seinem E-Mail-Provider. |
| Einstellungen zum Massenmailversand | Diese Optionen kommen immer dann zum Tragen, wenn eine Mail an mehrere Empfänger versendet wird. Hiermit kann die Belastung des Mailservers gesteuert werden. Je länger die Wartezeiten, desto geringer die Belastung des Server. Gleichzeitig bedeuten höhere Wartezeiten aber auch, dass der Versenden einer Mail an viele Empfänger deutlich länger dauert. Die Vorgaben sollten nur geändert werden, wenn es Probleme beim Versenden von Massenmails gibt. |
An dieser Stelle kann das allgemeine Verhalten des Systems beeinflusst werden.
| Darstellung von Namen | Angabe, ob Namen im Format Nachname, Vorname oder im Format Vorname Nachname ausgegeben werden. |
| Popup-Dialoge | Popup-Dialoge sind Fenster, die sich über dem Hauptfenster öffnen. Sie können entweder direkt ohne Verzögerung angezeigt oder mit einem Einblendeffekt (Fade) geöffnet werden. |
| Dialoge offen halten | Diese Funktion betrifft Dialoge, die eine Dateneingabe erwarten und bei der zu vermuten ist, dass weitere Eingaben gemacht werden sollen (z.B. das manuelle Erfassen von Meldungen). Ist die Option eingeschaltet, wird der gleiche Dialog nach dem Speichern erneut geöffnet bis Abbrechen gewählt wird. Ist die Option ausgeschaltet, muss für jede weitere Eingabe die Funktion neu aufgerufen werden. |
| Benutzerangaben, Angabe von ... | Für die verschiedenen, vorhandenen Felder zu den Benutzerangaben kann vorgegeben werden, ob sie nicht abgefragt werden, freiwillig oder verpflichtend sind. Hierüber wird gesteuert, welche Angaben bei der Bestellung eingegeben werden müssen / können. |
| Benutzernamen erzeugen | Angabe, wie Benutzernamen für das System erzeugt werden. Bei der Einstellung vorname.nachname kann immer ein Benutzer erzeugt werden. Gibt es einen entsprechenden Benutzer bereits, wird eine Nummer angehängt (julia.meier, julia.meier1, julia.meier2, ...). Wird der Benutzername anhand der Mailadresse angelegt, ist es nicht möglich, mit einer bereits vorhandenen Mailadresse einen neuen Account anzulegen. |
| Neue Benutzer sind | Angabe, in welche Benutzergruppe neue Benutzer eingeordnet werden. Damit werden die Rechte dieser Benutzer vorgegeben. Default sollte Kunden sein. |
| Bereits angefangene Kurse | Angabe, ob bereits angefangene Kurse weiterhin gebucht werden können (sofern die maximale Teilnehmerzahl nicht erreicht ist) oder nicht |
| Buchung als Gast | Angabe, ob eine Buchung als Gast erlaubt ist. Ist dies der Fall, kann gebucht werden, ohne dass ein Benutzerkonto erstellt wird. Ist diese Option deaktiviert, wird bei nicht angemeldeten Bestellungen immer ein neues Benutzerkonto angelegt. |
| Kopie der Buchungsmail | Angabe, wohin eine Kopie der Buchungsmail geschickt werden soll |
| Kopie der Stornierungsmail | Angabe, wohin eine Kopie der Stornierungsmail geschickt werden soll |
| Kostenlose Stornierung | Angabe, ob eine kostenlose Stornierung möglich ist. Wenn ja, wird angemeldeten Benutzer in ihrer Buchungsliste ein entsprechender Button zur Verfügung gestellt. |
| bis ... Tage vorher | Angabe, bis zu wieviel Tage vor Kursbeginn die kostenlose Stornierung möglich ist |
| E-Mail Zahlungsbestätigung | Angabe, ob beim Eintragen der Zahlungsbestätigung eine E-Mail an den Kunden geschickt wird |
| Kopie der Zahlungsbestätigung | Angabe, wohin eine Kopie der Zahlungsbestätigungsmail geschickt wird |
| Kopie der Zahlungserinnerung | Angabe, wohin eine Kopie der Zahlungserinnerungsmail geschickt wird |
| Kopie des QR-Codes | Angabe, wohin eine Kopie der E-Mail mit dem QR-Code geschickt wird |
| Vorbelegung für Benutzerkonto erstellen und Zugangsdaten per E-Mail zuschicken | Gibt an, ob bei der Bestellung die Frage nach der Erstellung eines Benutzerkontos mit Ja oder mit Nein vorbelegt ist |
| CSV-Exporte Listenname | Angabe, ob beim Export nach CSV der Listenname (die Überschrift) in die erste Zeile geschrieben wird oder nicht. |
| CSV-Exporte in | Angabe, in welchem Zeichensatz CSV-Dateien geschrieben werden. UTF-8 hat den Vorteil, dass alle Zeichen darstellbar sind - leider wird der Zeichensatz nicht von allen Programmen sauber erkannt. ISO-8859-1 ist der Standard-Zeichensatz von einer deutschen Windows-Installation beinhaltet aber beispielsweise osteuropäische Zeichen nicht vollständig. |
| CSV-Exporte Trennzeichen | Angabe ob beim Export nach CSV die einzelnen Felder mit Semikolon oder durch Komma getrennt werden |
| CSV-Exporte Felder einschließen | Angabe, ob beim CSV-Export die einzelnen Datenfelder mit Anführungszeichen eingeschlossen werden |
In diesem Bereich finden sich die rechtlichen Informationen der Seite.
Die entsprechenden Angaben enthalten rechtsverbindliche Auskünfte. Für die korrekte Eingabe ist der Seiteninhaber verantwortlich. Webkurs.app bzw. der Softwareersteller kann für fehlerhafte Angaben keine Haftung übernehmen.
| Cookie-Banner | Das System selber verwendet ausschließlich First-Party-Cookies, die für die Funktionalität notwendig sind (Login, Warenkorb). Es ist rechtlich umstritten, ob bei diesen Cookies der Anwender auf das Setzen der Cookies hingewiesen werden. Mit dieser Einstellungen wird festgelegt, ob dem Seitenbesucher ein Cookie-Banner angezeigt wird, bis er es entsprechend bestätigt. |
| Impressum | Inhalt des Impressum. Es kann formatierter Text (HTML-Code) verwendet werden. |
| Position des Impressums | Angabe, wo im Menü das Impressum angezeigt wird |
| Auch als PDF einbinden | Angabe, ob das Impressum zusätzlich auch als PDF-Datei zur Verfügung gestellt wird. |
| Personenbemerkung einkopieren | Ist diese Option aktiviert, so wird die Bemerkung aus den Personendaten in die Bemerkung der Meldungen kopiert |
| Datenschutzerklärung | Inhalt der Datenschutzerklärung. Es kann formatierter Text (HTML-Code) verwendet werden. |
| Position der Datenschutzerklärung | Angabe, wo im Menü die Datenschutzerklärung angezeigt wird |
| Auch als PDF einbinden | Angabe, ob die Datenschutzerklärung zusätzlich auch als PDF-Datei zur Verfügung gestellt wird. |
| Widerrufsbelehrung | Inhalt der Widerrufsbelehrung. Es kann formatierter Text (HTML-Code) verwendet werden. |
| Position der Widerrufsbelehrung | Angabe, wo im Menü die Widerrufsbelehrung angezeigt wird |
| Auch als PDF einbinden | Angabe, ob die Widerrufsbelehrung zusätzlich auch als PDF-Datei zur Verfügung gestellt wird. |
| Widerrufsformular | Inhalt des Widerrufsformular. Es kann formatierter Text (HTML-Code) verwendet werden. |
| Position des Widerrufsformular | Angabe, wo im Menü das Widerrufsformular angezeigt wird |
| Auch als PDF einbinden | Angabe, ob das Widerrufsformular zusätzlich auch als PDF-Datei zur Verfügung gestellt wird. |
| Zahlungsarten anzeigen | Angabe, wo im Menü die verfügbaren Zahlungsarten angezeigt werden |
| Breite der Seite | Legt die maximale Breite der Seite fest. Es stehen voller Bildschirm und max. 1200 Pixel zur Auswahl. Auf Geräten mit geringerer Breite wird das Layout automatisch angepasst (z.B. auf Smartphones). |
| Position der Buttons | Legt fest, wo bei den Bearbeitungsmasken die Buttons für die Bearbeitung angezeigt werden. Gemeint sind die Buttons zur Bearbeitung von Datensätzen |
| Buttons sichtbar halten | Diese Einstellung macht nur Sinn, wenn die Position der Buttons oben ist. Ist die Einstellung aktiviert, bleiben die Buttons beim Scrollen der Seite sichtbar, so dass sie immer erreichbar sind. Dieser Effekt ist browserabhängig und funktioniert bei IE/Edge nicht vor Version 15 und bei Safari nicht vor Version 6.1. |
| Seitenabhängiges CSS-Datei | Ermöglicht es, eine seitenabhänge Stylesheet-Datei hoch zu laden und damit das vorhandene Layout anzupassen oder zu überschreiben. |
Im Bereich der Texte können allgemeine Texte im System überschrieben werden. Der jeweils angegebene Text wird durch die entsprechende Eingabe ersetzt und ermöglicht es so, die Texte der Seiten teilweise anzupassen.
Das Logo ist eine Bilddatei im PNG oder JPG-Format und kann an verschiedenen Stellen verwendet werden, u.a. über den Platzhalter <LOGO> im Drucklayout. Optimal ist eine Datei mit maximal 450px Höhe bzw. 450px Breite. Größere Dateien werden automatisch herunter skaliert. Ist ein Logo definiert, wird es an dieser Stelle angezeigt und kann wieder entfernt werden. Mit dem Button Bild hochladen kann eine neue Logo-Datei in das System geladen werden.
Das Logo kann im Kopfbereich der Seite eingeblendet werden. Die Anzeige erfolgt in der Mitte der Kopfzeile in der ausgewählten Form. Änderungen werden erst nach Speichern und neu anzeigen der Seite wirksam.
In diesem Bereich kann die Anzeige der Inhalte definiert werden. So kann festgelegt werden, ob die Hauptkategorien auf der Startseite angezeigt werden und wenn ja wie. Auch die Anzahl der sichtbaren Einträge auf der Startseite kann festgelegt werden. Zusätzlich kann für die Startseite eine freier, formatierbarer Text eingegeben werden, z.B. für eine Begrüßung. Für die Hauptkategorien kann auch festgelegt werden, ob sie im Menü angezeigt werden.
Für die Unterkategorien kann definiert werden, wie sie angezeigt werden und wieviele Kurse pro Reihe angezeigt werden. Diese Angaben gelten nur für eine Standard-Anzeige. Ist der verbleibende Platz zu klein (z.B. Smartphone) werden diese Angaben automatisch ignoriert und es wird eine optimale Anzeige verwendet.
Verstecke Daten werden in den Quelltext geschrieben und sind für den Betrachter erstmal nicht nutzbar. Sie unterstützen aber die Suchmaschinen und werden von diesen auch intensiv ausgenutzt. Mit den versteckten Daten werden zusätzliche Informationen an die Suchmaschinen weiter gegeben, so dass die Platzierung in den Suchergebnissen verbessert wird.
Allgemeine Beschreibung und Schlüsselworte:
In den Kategorien und auf den Produkten werden die an den entsprechenden Stellen eingegebenen Daten als versteckte Beschreibung und als versteckte Schlüsselworte (Keywords) eingetragen. Die nachfolgende Beschreibung und die nachfolgenden Schlüsselworte werden immer verwendet, wenn es keine speziellen Angaben gibt. Zusätzlich werden diese Angaben z.B. auch auf der Startseite und den rechtlichen Unterseiten eingebunden. Diese beiden Angaben werden von allen Suchmaschinen intensiv genutzt und in der Regel wird bei der Auflistung die hier angegebene Beschreibung eingeblendet. Die Vorgaben sollten also auf jeden Fall sorgfältig ausgefüllt werden.
Anbieter-Kennzeichnung
Die Anbieter-Kennzeichnung gibt Auskunft über den Anbieter und kann auch als Firmen- /Vereinsbeschreibung betrachtet werden. Gerade die Adresse wird von den Suchmaschinen bei lokal begrenzten Suchen ausgewertet. Es kann entschieden werden, ob die Anbieterkennzeichnung eingebunden werden soll. Felder die nicht ausgefüllt werden, werden auch nicht eingetragen.
Google Search-Konsole
Um eine Seite in der Search-Console von Google anmelden zu können, muss man die Inhaberschaft bestätigen. Dies geht am Besten über einen Metatag. Google zeigt einen Metatag, der z.B. wie folgt aussehen könnte.
<meta name="google-site-verification" content="e4EL1UYtsdJWrxRG85DURm2iznaKK-PI4WdtrEhBuDg" />
Der Teil zwischen den Anführungszeichen hinter content wird in das nachfolgende Felder eingetragen und dann automatisch beim Aufruf der Seite gesetzt. Im obigen Beispiel müsste also e4EL1UYtsdJWrxRG85DURm2iznaKK-PI4WdtrEhBuDg eingetragen werden
Zu jeder Buchung kann ein QR-Code erzeugt und verschickt werden. Dieser QR-Code kann beispielsweise für die Kontrollsysteme am Eingang verwendet werden. Hier kann festgelegt werden, welche Inhalte in diesem QR-Code aufgeführt werden. Dabei sind diverse Platzhalter erlaubt:
An dieser Stelle sind die Gläubigerdaten für das SEPA-Verfahren hinterlegt. Diese Daten werden zum Erstellen einer SEPA-Lastschriftdatei benötigt.
Diese Funktion ermöglicht es, Schriften im System zu installieren, die dann in den Druck-Einstellungen verwendet werden können. Hierfür ist es notwendig, eine Schriftdatei im TTF-Format in das System hoch zu laden, damit die Schrift allen Anwendern zur Verfügung steht. Freie Schriften findet man u.a. bei Google. Hier kann die Schrift als TTF-Datei herunter geladen werden.
Eine Schrift kann hoch geladen werden, indem ein eindeutiger Name für die Schrift angegeben und die entsprechende Datei ausgewählt wird. Alle installierten Schriften werden in einer Tabelle dargestellt.
In machen Browsern kann es notwendig sein, die Seite neu zu laden, um den Beispieltext in der neu hoch geladenen Schrift angezeigt zu bekommen.
An dieser Stelle kann das Drucklayout beeinflusst werden.
In die Inhalte der Kopf- & Fusszeile kann beliebiger Text geschrieben werden. HTML-Formatierungen sind erlaubt. Mit <br> kann ein Zeilenumbruch erzwungen werden. Die erlaubten Platzhalter werden eingeblendet, wenn der Cursor in einem der Eingabefelder ist. Wird das Logo als Bild verwendet, so wird die Bilddatei automatisch auf die Höhe der Kopfzeile skaliert.
Schriftgrößen werden in px angegeben. Abstände und Höhen werden in mm angegeben. Alle Vorgaben zu den Kopf- und Fusszeilen werden nur bei den PDF-Dateien umgesetzt und in der Webvorschau nicht angezeigt.
Änderungen an diesen Einstellungen müssen mit der Speichern-Funktion gesichert werden.
| Seitenränder | Angabe der Seitenränder in Millimetern. |
| Textlayout | Für die verschiedenen Textgruppen Überschrift, Unter-Überschrift, normaler Text können die Schriftgröße in Pixel, die Schriftfarbe und bei den Überschriften zusätzlich der Schriftstil und die Art der Unterstreichung angegeben werden. |
| Tabellen | Für Tabellen kann getrennt nach Kopfzeile, gerader und ungerader Zeile die Schriftfarbe, die Hintergrundfarbe und die Art der Linien ober- und unterhalb einer Reihe angegeben werden. Bei der Kopfzeile kann zusätzlich die Art der Unterstreichung ausgewählt werden. Unterschiedliche Hintergrundfarben bei geraden und ungeraden Zeilen können die Lesbarkeit von Tabellen deutlich erhöhen. |
| Layout von Kopfzeilen | Im Layout der Kopfzeile wird die Schriftgröße in Pixel, die Höhe der Kopfzeile in Millimetern, der Abstand zum Text in Millimetern sowie die Hintergrundfarbe festgelegt. Diese Vorgaben gelten für alle Elemente in der Kopfzeile. Zusätzlich kann die Kopfzeile mit einer Linie oben und unten begrenzt werden. |
| Inhalt der Kopfzeilen | Der Inhalt der Kopfzeilen teilt sich in die Bereich
Links, Mitte, Rechts wobei Elemente in der Mitte
zentriert und Elemente im Bereich Rechts rechtsbündig
dargestellt werden. Grundsätzlich kann jede Art von Text
eingegeben werden und es ist auch HTML-Code erlaubt.
Soll ein Zeilenumbruch auf jeden Fall erfolgen, kann
diese mit der Eingabe <br> erreicht
werden. In den Elementen sind Platzhalter erlaubt. Die erlaubten Platzhalter werden angezeigt, wenn der Cursor im Eingabefeld einer der Elemente steht. |
| Layout von Fusszeilen | Im Layout der Fusszeile wird die Schriftgröße in Pixel, die Höhe der Fusszeile in Millimetern, der Abstand zum Text in Millimetern sowie die Hintergrundfarbe festgelegt. Diese Vorgaben gelten für alle Elemente in der Fusszeile. Zusätzlich kann die Fusszeile mit einer Linie oben und unten begrenzt werden. |
| Inhalt der Fusszeilen | Der Inhalt der Fusszeilen teilt sich in die Bereich
Links, Mitte, Rechts wobei Elemente in der Mitte
zentriert und Elemente im Bereich Rechts rechtsbündig
dargestellt werden. Grundsätzlich kann jede Art von Text
eingegeben werden und es ist auch HTML-Code erlaubt.
Soll ein Zeilenumbruch auf jeden Fall erfolgen, kann
diese mit der Eingabe <br> erreicht
werden. In den Elementen sind Platzhalter erlaubt. Die erlaubten Platzhalter werden angezeigt, wenn der Cursor im Eingabefeld einer der Elemente steht. |
Die E-Mail-Vorlagen werden bei allen automatisch erzeugten E-Mails verwendet, z.B. beim Versenden der Eingangsbestätigung. Die Vorlage besteht aus einem Text, in den so genannte Platzhalter eingebaut sind. Beim Erzeugen der E-Mail wird dieser Text in den E-Mail-Text geladen und die Platzhalter werden durch die entsprechenden Daten ersetzt. Welche Platzhalter zur Verfügung stehen, wird für die jeweilige Vorlage anzeigt. WebKurs bringt von sich aus Vorlagen für die E-Mails mit. Diese Vorlagen können vom Anwender an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Hierzu wird einfach der vorgegebene Text verändert. Der Text kann durch HTML-Code formatiert werden.
Um eine Vorlage bearbeiten zu können, muss die Vorlage zunächst ausgewählt werden. Dann wird die entsprechende Vorlage eingeblendet. Eingebbar sind der Betreff der E-Mail und der E-Mail-Text selber. Platzhalter können sowohl im Betreff als auch im Text verwendet werden. Mit dem Button </> kann beim E-Mail-Text zwischen der normalen Ansicht und der Ansicht im HTML-Quellcode umgeschaltet werden.
Wenn eine Vorlage aus einem anderen System (z.B. MS Word) in den Text kopiert worden ist, sollte der Button Word-Formate löschen benutzt werden. Oft werden unnötige Formatanweisungen mitkopiert, die durch diesen Button gelöscht werden und ansonsten die Vorlage unnötig vergrößern würde.
Nach dem Ändern einer Vorlage muss diese Änderung mit dem Button Speichern gesichert werden! Erst dann ist die Änderung ins System zurück geschrieben.
In diesem Bereich werden die verfügbaren Zahlungsarten definiert. Bei jeder vorgegebenen Zahlungsart kann angegeben werden, ob sie verfügbar ist oder nicht. Je nach Zahlungsart sind weitere Angaben notwendig (z.B. die Gläubiger-ID beim SEPA-Lastschriftverfahren). Bei jeder Zahlungsart kann ein freier Text eingegeben werden. Dieser ist abhängig von der Zahlungsart und wird entsprechend in die Bestellung / E-Mail eingebracht. Dabei ist HTML-Code erlaubt. Für den Text stehen folgende Platzhallter zur Verfügung:
In diesem Bereich können eigene Listen definiert werden. Dabei wird vom Anwender festgelegt, was in der entsprechenden Liste angezeigt werden soll. Eigene Personenlisten können dann an verschiedenen Stellen, z.B. unter Buchungen >> Auswertungen oder mit der Druckfunktion i´n der Kursliste angezeigt werden
Eigene Listen bestehen zunächst aus einem Namen. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche Buchungen und / oder Zahlungsarten angezeigt werden. Danach kann festgelegt werden, welche Daten angezeigt werden sollen. Dazu wird ein Datenfeld eingefügt und es kann eine Überschrift für dieses Datenfeld vorgegeben werden. Die Daten werden nebeneinander angezeigt, so dass jede Reihe einen Datensatz wieder gibt.
Die Datenfelder der Liste werden in einer Tabelle aufgelistet. Hier kann auch die Position des Datenfelders verschoben, die Überschrift geändert und das Datenfeld aus der Liste genommen werden.
 | Nach oben schieben: diese Funktion schiebt das Datenfeld nach oben, also um eine Spalte nach vorne. |
 | Nach unten schieben: diese Funktion schiebt das Datenfeld nach unten, also um eine Spalte nach hinten. |
 | Bearbeiten: diese Funktion erlaubt die Änderung von Datenfeld und Überschrift. |
 | Diese Funktion löscht das Datenfeld aus der Liste. |
An dieser Stelle können Benutzergruppen definiert werden. Jede Benutzergruppe hat bestimmte Rechte, die genau definiert sind. Eingeloggte Personen müssen einer dieser Gruppen zugewiesen sein und haben dann die Rechte, die in der Gruppe definiert sind. Es ist nicht möglich, eine Person mehreren Benutzergruppen zu zu weisen.
Wurde eine neue Person eingefügt, so sind noch keine Zugangsdaten verschickt. Dies muss explizit über die Mailfunktion bei der Person ausgeführt werden. Werden Benutzeraccount bei einer Bestellung automatisch erstellt, so wird die in den Einstellungen angegebenen Benutzergruppe verwendet. In diesem Fall werden auch die Zugangsdaten verschickt.
Ein einmal erteilte Zugangsberechtigung wird durch WebKurs nicht automatisch entfernt, wenn die oben genannten Voraussetzungen weggefallen sind. Dies muss immer durch die dafür verantwortlichen Personen eingestellt werden.
Die systeminternen Benutzergruppen können weder gelöscht noch verändert werden.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
Die verschiedenen Rechte können in jeder Gruppe anders gesetzt werden. Manche Rechte können entweder erlaubt oder nicht erlaubt werden, bei anderen Rechten ist es möglich, die Erlaubnis auf die andere Vorgaben einzuschränken.
 | Einzelnen Benutzer hinzufügen: Erlaubt es, einen einzelnen Benutzer hinzu zu fügen. Angeboten werden alle Personen, die noch keiner Benutzergruppe zugewiesen sind |
Funktionen bei jedem einzelnen, angelegten Benutzer:
 | Zugangsdaten: diese Funktion setzt die Zugangsdaten des Benutzers zurück (neues Kennwort) und verschickt anschließend eine E-Mail mit den Zugangsdaten an die in den Personendaten des Benutzers hinterlegte Mailadresse. |
|
| Benutzername: diese Funktion erlaubt es, den Benutzernamen zu ändern. |
 | Andere Benutzergruppe: mit dieser Funktion kann der Benutzer (und Beibehaltung der Zugangsdaten) in einer anderen Benutzergruppe verschoben werden. |
|
| Diese Funktion löscht den Benutzerzugang vollständig. |
 | Diese Funktion simuliert den Benutzer. Man wird ausgeloggt und als dieser Benutzer wieder eingeloggt, so dass man die Rechte und Funktionen des Benutzers testen kann. Um zum eigenen Benutzer zurück zu kehren, muss man sich manuell aus- und wieder einloggen. |
In diesem Bereich wird die aktuelle Version des System angezeigt. Wenn Updates zur Verfügung stehen, dann werden alle verfügbaren Updates inklusive der Auflistung der Änderungen durch das entsprechende Update aufgezeigt. Das jeweils älteste verfügbare Update kann installiert werden. Beim Installieren kann es kurzzeitig (für wenige Sekunden) zu Einschränkungen für die anderen eingeloggten Benutzer kommen. Stehen mehrere Updates zur Verfügung, so müssen diese nacheinander installiert werden - dies ist automatisch dadurch gewährleistet, dass immer nur das älteste Update installiert werden kann.
In der Liste der installierten Updates wird aufgezeigt, welche Updates bereits installiert worden sind. Damit können alle Änderungen am System nachvollzogen werden.
In diesem Bereich kann einer Sicherung der anwenderspezifischen Daten erstellt werden. Die Sicherung wird als ZIP-Datei gepackt und dann in der unten stehenden Liste zum Download zur Verfügung gestellt. Bei der Art der Sicherung kann entschieden werden, ob nur die Datenbank oder aber die Datenbank & Dokumente gesichert werden.
Eine regelmässige Datensicherung erhöht die Wahrscheinlichkeit bei Fehlfunktionen oder einem (sehr unwahrscheinlichen) Systemabsturz die Daten vollständig rekonstruieren zu können.
Vorhandene Sicherungen können mit dem Löschen-Button entfernt werden. Der Name der Sicherungsdatei in der Liste der vorhandenen Sicherungen ist ein Link und kann angeklickt werden. Damit wird die entsprechende Sicherungsdatei auf den eigenen PC herunter geladen.